فـن الاتيكيـت والمراسم
١ - مقدمــة :
إن تطبيق مبادئ الإتيكيت والبروتوكول دليلعلى ارتقاء النفس البشرية التى أقامت أعظم وأرقى الحضارات ، هذه النفس التي فضلها الله سبحانه وتعالى على سائر المخلوقات في قوله سبحانه وتعالى ( ولقد كرمنا بني آدم ) .
ولكي يتمتع الإنسان بالسلوك السليم يجب عليه الإلتزام بالقواعد والمبادئ التي تنظم هذا السلوك .
ويعرف الاتيكيت بأنه ( فن الخصال الحميدة ) أو ( السلوك بالغ التهذيب ) وتتعلق قواعد الاتيكيت بآداب السلوك والأخلاق والصفات الحميدة .
يضم الاتيكيت مجموعة القواعد والمبادئ المكتوبة ، وغير المكتوبة والتي تنظم المجاملات والأسبقية ومختلف المناسبات والحفلات والمآدب الرسمية والاجتماعية ، وهذه القواعد والمبادئ تدل على الخلق القويم الذي يجمع بين الرقي والبساطة والجمال .
٢ - مفهوم المراسم :
تعتبر المراسم ( البروتوكول ) محصلة لمجموع الإجراءات والتقاليد وقواعد اللياقة التي تسود المعاملات والاتصالات الدولية ، كما تقوم على أساس القواعد الدولية والعرف الدولي .
ويمكن القول أن الأتيكيت والبروتكول يكملان كل منهما الآخر ويصبان في اتجاه واحد هو التناسق وإذا كان البروتوكول مجموعة من القواعد والإجراءات في العلاقات الرسمية الإنسانية ، فإن الاتيكيت أو السلوك الحسن يصب في العلاقات العامة الخاصة الفردية ، وعلى مستوى المجتمعات الصغيرة الضيقة .
٣ - تاريخ المراسم :
لقد عرفت المراسم منذ القدم حيث جاءت معظم رسالات الأنبياء والكتب السماوية تتحدث عن قواعد وآداب السلوك البشري .وفي العصور القديمة عرفت الكثير من قواعد المراسم في العصور الفرعونية والرومانية والبيزنطية فمن خلال دراسة النقوش المرسومة على جدران المعابد واستقراء بعض المخطوطات الفرعونية مثلا أمكن استخلاص بعض القواعد المتبعة في ذلك العصر عند مقابلة فرعون مصر لكبير الكهنة ، أو عند استقبال الرسميين للدولة الفرعونية أو بعثات الملوك الأخرى أو مراسم تشييع الملوك في ذلك العصر .ويعتبر القرآن الكريم بما يحويه من قصص الأنبياء والرسل وأحوال الأمم ، بالإضافة إلى السنة النبوية المطهرة لما تحوي من آلاف الأحاديث النبوية والتى تعد من أعظم الدلائل التي تشير إلى قواعد وآداب السلوك البشري القويم الذي يعتبر قواعد أساسية للإتيكيت والبرتوكول .
يكتمل السلوك الجيد بالآداء الراقي للانسان وقدرته على التصرف بلباقة وتهذب فيجذب المستمعين إليه ويحظى باحترامهم وينال إعجاب الأصدقاء ، وترتبط قيمة كل إنسان بدرجة تهذيب سلوكه وأدائه الاجتماعي .
إن السلوك الجيد يبدأ بتهذيب العقل والقلب فهما موطن الإحساس الأول ويجمع خبراء الإتيكيت على أنه توجد عشرة أعمال صعبة على الإنسان وهي :
أ - أن يقلع عن عادة راسخة .ب - أن يقبل عدوه .ج - أن يفكر بطريقة منطقية .د - أن يعترف بجهله .هـ - أن يتريث في إصدار أحكامه .و - أن ينتظر دون أن ينفذ صبره .ز - أن يعاني دون شكوى .ح - أن يصمت في الوقت المناسب .ط - أن يركز في ذروة المشكلة .ى - أن يخدم دون أن ينتظر مقابلا أو مديحا أو اعترافا بالجميل .
لا شك أن النجاح لايتعلق بالحظ أو اتجاهات الريح في حياتنا أو الظروف التي نحياها بل يتعلق بشكل أساسي بنظرتنا للحياة والناس وطرق استجابتنا لما يحدث من حولنا ، فإذا كنت تملك النظرة السليمة للأمور فسوف تتمكن من أن تحيا حياة مليئة بالرضى والسعادة .
أ - عليك أن تتقبل نفسك كما أنت تقبل مظهرك وأسلوبك ولكن حاول دائما تطويره ، واحترم البدن الذي يحوي روحك بعدم تعريضه للإيذاء أو القيام بأي شيء يقلل من شأنك .ب - عليك أن تقبل دروس الحياة فأنت لم تخلق لتحيا حياة سهلة سلسة مليئة بالمتعة الخالصة بل تحتاج الحياة إلى الجد والاجتهاد والتعلم ، فدروس الحياة تؤهلك لكي تعيش حياة أفضل وأن تكون أكثر وعيا لما يدور حولك .ج - يرتكب الإنسان في حياته العديد من الأخطاء ، ولكن يجب أن تكون هذه الأخطاء وسيلة لمعرفة الصواب وعدم العودة إلى الخطأ مرة أخرى .د - دروس الحياة لا تنتهي فلا تعتقد أنك تعرف كل شيء أو أنك ستعرف كل شيء في مرحلة معينة من مراحل حياتك ، فاحرص دوما على التعلم من مدرسة الحياة .هـ - توقف عن النظر لما لا تملك وركز انتباهك على ما تملك أحبه وتمتع به وكن قنوعا بمكانك ومكانتك في الحياة ، وارض بما قسم الله لك تكن أسعد الناس ، وهذا لا يغني عن الطموح المشروع والمرغوب .و - معاملة الآخرين لك انعكاس لمعاملتك لهم ، فإن كنت تعاملهم بمودة فسيبادلونك الكلمة الطيبة بمثلها والعكس صحيح .ز - تعلم الاعتماد على النفس وتحمل المسئولة فذلك يكسبك المزيد من التقدير والاحترام .ح - أحسن اختيار الأصدقاء فالصديق الوفي خير من يفهمك ويساعدك .ط - عليك دائما أن تتذكر وأن تستفيد من دروس الحياة التي لا تنتهي .
أ - المجاملة :تعتبر المجاملة عموما دستور الإتيكيت والبروتوكول وخاصة إتيكيت التعامل الرسمي والاجتماعي ،
ويمكن تعريف المجاملة بأنها فن الإرضاء حيث تعطى فكرة طيبة عن صاحبها كما وأنها تصل بسهولة إلى القلب ، وبمعني آخر إذا وضع الشخص في اعتباره عند كل تصرف شعور وإحساس وحقوق وتطلعات الآخرين ، فإن ذلك يمثل البداية الصحيحة لأصول إلى الاتيكيت .
( ولو كنت فظاً غليظ القلب لانفضوا من حولك )( لا تحقرن من المعروف شيئا ولو أن تلق أخاك بوجه طلق ) .
ويستطيع الإنسان من خلال مراعاة شعور الآخرين أن يحقق نجاحاً اجتماعياً ، ذلك أن من يضع في اعتباره التزامه نحو غيره أكثر من التزامه نحو نفسه ويصبح احتمال الأخطاء أقل .وتدل المجاملة والإخلاص والبساطة واللباقة على الأصل الطيب ، وبصفة عامة فإن أفضل ما توصف به المجاملة ذلك القول ( أحب لغيرك ما تحب لنفسك ) .
ب - البساطة :تعتبر البساطة من أهم قواعد السلوك البشري ، فهي السلوك الذي يمنحك القدرة على التعبير عن نفسك وتعريف الآخرين بطبيعتك ( من تواضع لله رفعه ) .فالأسلوب البسيط يمكنك أن تعرض الحقيقة بصورة سارة وتعطي انطباعا جميلاً وتوفر على نفسك البحث عن وسيلة معقدة تفرض فيها نفسك أو حاجتك ، فالتحلي بالبساطة من الأمور المحببة في كثير من المناسبات ولا يستطيع الإنسان أن يتبنى سلوكاً بسيطاً إلا إذا تخلص من عقدة الخجل وسيطرتها عليه .لذلك يجب أن يدرب الإنسان نفسه على البساطة ، ولكن في إطار الاعتداد بالنفس والثقة بالذات وأن يكون الإنسان صريحاً وواضحاً وإشاراته مرنه ومباشرة ، وتعبر عن ذاته بعيداً عن الخجل المفتعل والحياء المصطنع أو التردد في عرض الأفكار وكلما كان الإنسان صادقاً مع نفسه اكتسب احترام الآخرين .
ج - الأسبقية :ترتبط الأسبقية بما فطر عليه البشر من حب الظهور والتنافس والتسابق ( وجعلنا بعضكم فوق بعض درجات ) .وتعتبر الأسبقية من الموضوعات الشائكة بالنسبة لرجال العلاقات العامة وأعضاء السلك الدبلوماسي مما يلقى على عاتقهم مهمة حساسة في تنفيذها ، وصدق سيدنا محمد عليه الصلاة والسلام ( أنزلوا الناس منازلهم ) .
( ١ ) الأسبقية بين الدول :تحدد الأسبقية بين الدول كاملة السيادة في المناسبات المختلفة التي تمثل فيها هذه الدول طبقاً لإحدى الطرق التالية :
( أ ) طريقة التناوب .( ب ) طريقة القرعة .( ج ) الطريقة الأبجدية .
( ٢ ) الأسبقية بين الملوك ورؤساء الدول :بصفة عامة لا توجد قواعد ثابتة تحدد الأسبقية بين الملوك أو رؤساء الدول عند اجتماعهم في مكان واحد ، ولكن إذا اجتمع رئيساً دولتين فإن الرئيس المضيف يعطى الأسبقية للرئيس الضيف ، أما إذا اجتمع عدد أكبر من الرؤساء في مكان واحد فيمكن تحديد الأسبقية فيما بينهم طبقاً لإحدى القواعد التالية:
( أ ) تاريخ التاج ( أقدمية الجلوس على العرش ) .( ب ) تاريخ تولى الحكم .( ج ) الحروف الأبجدية لأسماء الدول ( وهي أنسب الطرق ) .( د ) التناوب بحيث يتقدم كل منهم على زملائه في اجتماع من الاجتماعات، أو حفل من الحفلات .( هـ ) وفقاً للتقدم في السن فالأكبر سناً يسبق الأحداث سناً .( و ) الاتفاق المسبق بعدم وجود أسبقية بينهم وإن مواضعهم متساوية .وفي أغلب الأحوال يكون القرار في مثل هذه المناسبات لرئيس الدولة المضيفة .
( ٣ ) أسبقية المناسبات :
( أ ) الأسبقية في السير .( ب ) الأسبقية في ركوب السيارة .( ج ) الأسبقية في الحفلات الخطابية .( د ) الأسبقية في المجاملات .( هـ ) الأسبقية في الحفلات والمآدب .
د - التقديم والتعارف :خلال الحفلات الرسمية أو المناسبات ذات الطابع المحلي أو الدولي، تتطلب طبيعة عمل رجل العلاقات العامة أو المراسم أو من يعمل في السلك الدبلوماسي إلى التعرف على الآخرين، أو قد يكون الوسيط في تعريف شخصيتين ببعضهما البعض.( يا أيها الناس إنا خلقناكم شعوبا وقبائل لتعارفوا إن أكرمكم عند الله أتقاكم ) .
هـ - المصافحة :تعتبر المصافحة عن طريق تشابك الأيدى الوسيلة المعتادة للتحية في معظم المجتمعات ، وتتطلب المصافحة جهداً لأدائها إذا كان الشخص لا يلم بقواعد وأسلوب المصافحة السليم ،فيجب ألا تطول مدة المصافحة لأن إطالتها تبعث على الضيق عند بعض الأشخاص ، وعلى العكس لا يجب أن يكون زمن المصافحة من القصر بحيث يبدو وكأنه مجرد تلامس سريع بين الأيدي .( ما من مسلمين يلتقيان فيتصافحان إلا غفر لهما قبل أن يفترقا ) .
ويعتبر من أهم مقتضيات اتيكيت المصافحة أن الشخص الذي يصافح آخر يجب أن يصوب نظره إليه وليس إلى شخص آخر أو مكان آخر ، ومن الواجب إذا كان الشخص يدخن أن يترك السيجارة قبل المصافحة .
( ١ ) مبادئ المصافحة :
( أ ) الشخص الأكبر منزلة هو الذي يبادر بمد يده للمصافحاً .( ب ) يجب تحية السيدات قبل الرجال .( ج ) يجب على الرجل ألا يبدأ بمصافحة السيدة ، ولكن المرأة هي التي تعطيه الإذن بالمصافحة ، حيث تكون هي البادئة بمد اليد وفي غير ذلك كما في المجتمعات الإسلامية يكتفي بإلقاء التحية ، ويتبع نفس الشىء بالنسبة للرجال ذوى المراكز العالية ، والمقصود من ذلك عدم الإحراج بالمصافحة دون رغبتهم .( د ) لا يجوز المصافحة فوق يدى شخصين آخرين يتصافحان ، أو إذا كان شخص يهم بالمرور بينهما بحيث تعوق المصافحة مروره .( هـ ) يجب أن يكون السلام باليد فلا تمسك اليد بشدة كما لا تلمس بإرتخاء ، ولكن يجب مسك اليد المقدمة لك مسكة عادية مع هزها أو الضغط عليها بلطف ثم تركها بسهولة .( و ) من غير اللائق أن تتم المصافحة مع إرتداء القفاز ، ولكن المقابلة في الطريق العام والجو بارد وممطر فيمكن المصافحة بالقفاز .( ز ) عندما يتم تقديم ضيف الشرف أو ضيف كبير المدعويين في بعض المناسبات فيجب على الشخص ألا يقحم نفسه في غير دوره أو يحاول الظهور خارج الصف إذا وجد صف للمستقبلين بل ينتظر دوره ، ولا يحاول لفت الأنظار إليه وتتم المصافحة بنفس الأسلوب .( ح ) عند ترك مكان الحفل يجب توديع الداعين بلطف ومجاملة مع إضافة كلمة شكر عن التمتع بالمأدبة أو الحفل ، مع ملاحظة عدم الإطالة عند الباب لأن ذلك قد يعطل الداعين في العودة إلى ضيوفهم الباقين .
( ١ ) الحديث :
يعتبر الحديث وإجادته إحدى ضرورات المجتمع المتحضر ويتطلب فن الحديث متابعة المستمعين ، والرغبة في سماع الحديث من خلال كل كلمة يقولها المتحدث .( يا أيها الذين آمنوا لا ترفعوا أصواتكم فوق صوت النبي ولا تجهروا له بالقول كجهر بعضكم لبعض أن تحبط أعمالكم وأنتم لا تشعرون ) .
وإذا كان الاتيكيت هو فن السلوك المهذب والتصرفات الراقية ، فهو لا يكون بهذه الصفة إلا إذا كان نابعاً من أعماق النفس البشرية دون تكلف أو تصنع ويعتبر الحديث موهبة من الله سبحانه وتعالى وهو من المواهب التي يستطيع الإنسان تنميتها ، وهو ضرورة للمشتغلين في مجالات متنوعة وعلى اتصال بالجمهور أهمها العلاقات العامة والمراسم .( ٢ ) إدارة الحديث :يستطيع الإنسان أن يحكم على شخصية انساناً آخر ومستوى تعليمه، وثقافته، وأسلوب حياته، والوسط الإجتماعي الذي ينتمى إليه من حديثه ومن نبرات صوته ( خير الكلام ما قل ودل ) .
وفي المجتمع العربي هناك من يتحدثون بلغة المثقفين وآخرون لا يتخلون عن لهجاتهم المحلية ، وبين هذه وتلك عشرات اللهجات وكذلك الحال في الحضارة الغربية ، ونتيجة لذلك يجب تجنب استخدام المصطلحات الخاصة بفئات اجتماعية معينة لأنها غالباً ما تحمل مدلولات يقتصر إستعمالها على تلك الفئات الاجتماعية وفي حالات خاصة ، ومن الأسلم استخدام اللغة الصحيحة والسهلة إلا إذا كنت ضليعاً وتعرف تاريخ وأسرار اللغة التي تتحدث بها ، عندئذ لا شك أنك تعرف الكلمات الثقيلة التي يجب تجنبها وتستطيع أن تختار الكلمات والمصطلحات التي يقبلها المجتمع ، والمكان الذي تتحدث فيه ودائما ( خاطبوا الناس على قدر عقولهم ) .ويعتبر الحديث بسهولة وبشكل صحيح مع مجموعة من الناس بلغة أجنبية ليس من الأمور السهلة ، ولذا فمن المفيد التدرب على إدارة المحادثة والبدء بممارستها مع مجموعة من المتحدثين باللغة العربية وتسجيل الملاحظات .سيكتشف الإنسان أن هناك فروقاً كبيرة وأن إدارة النقاش فن يزداد تعقيداً بزيادة عدد المشتركين فيه وأن الأكثر ثقافة وإطلاعاً هو الأكثر قدرة على إدارة الحديث .
وتوجد بعض الحالات لا يستطيع فيها الإنسان أن يطلق لحديثه العنان وخاصة عندما يكون في اجتماع يضم أفكاراً متنوعة وأعماراً مختلفة ، فاختيار موضوع الحديث في هذه الحالة ينبغى أن يناسب مختلف الأذواق ولا داعى للحديث في موضوع متخصص لا يلم به الحاضرون ، ولا تقتصر مثل هذه القاعدة على حضارة أو مجتمع بعينه فهي من آداب كل المجتمعات .وقد يشاركك الإنسان الشرقى في بعض آلامك أو مشكلاتك إذا حدثته عنها، أما الإنسان الغربي فسيطلب منك صراحة أن تعرض متاعبك على والديك أو زوجتك أو أبناءك الكبار أو الطبيب النفسي .
( ٣ ) الحديث باللغات الأجنبية :من الضروري جداً لأي عربي أن يتكلم اللغاة الاجنبية بلكنة واضحة ، ولهذا السبب فإن الحاجة ماسة عند الكلام أو في المقابلات الهامة أن ترتب حصيلتك اللغوية وأن تبحث عما لديك من مصطلحات مفيدة ومرتبطة بموضوع الحديث الذي تريد أن تعالجه ، ويعتبر متحدثي اللغة العربية بما فيها من ثروة زاخرة في أحرفها وتركيبها وبنيتها هم أكثر الشعوب قدرة على التكيف مع نبرات اللغات الأوروبية ، ولكن هذا التكيف يحتاج إلى جهد ودراسة في سيطرته على نبرات اللغات الأجنبية ونطقها أفضل من غيره لكن المهم هو تجنب الكلام المعيب ، والبناء اللغوي الخاطىء والكلمات الثقيلة قدر الإمكان .
( ٤ ) رفع الكلفة والمناداة بالإسم الأول للأشخاص :يدل التخاطب مع الآخرين بالمناداه بالإسم الأول مجرداً من الألقاب على رفع الكلفة بين المتخاطبين ، ويعتبر ذلك من الأمور الطبيعية بين أفراد الأسرة الواحدة أو الأصدقاء متقاربي السن .ولا يجوز عند التعارف لأول مرة أو أثناء مقابلات العمل أو المقابلات الرسمية أن ينادي الشخص الآخر باسمه مجرداً من ألقابه سواء العلمية أو الألقاب المتعارف عليها والسائدة في المجتمع .
أو أن يتم مخاطبة شخص ما بلقب غير محبب إلى نفسه ( ولا تلمزوا أنفسكم ولا تنابزوا بالألقاب ، بئس الاسم الفسوق بعد الإيمان ، ومن لم يتب فأؤلئك هم الظالمون ) .
( ٥ ) الإصغاء :يعتبر الاتصال الجيد والواعي مهارة لازمة ومكملة لفن الحديث ، تستدعي التركيز وبذل الجهد وذلك لأننا نفكر بأضعاف السرعة إلى نتكلم بها ، ولذلك حين ننصت تكون عقولنا في سباق، وعلى ذلك فإننا غالباً ما نسقط أو نطرح أفكارنا وأحكامنا على ما يقال لنا طبقاً لما يرد في أذهاننا وليس طبقاً لما نستقبله من رسائل أخرى .لذلك يجب أن تستغل حكمة الإنصات الجيد والتفكير المركز أثناء الإصغاء ، وأن يكون الرد على ما يقال فعلاً .
وهناك سبباً آخر وهو أننا لا نستطيع الإنصات الجيد والفعال في الحوار لأننا كثيراً ما نطمع في التحدث بدلاً من الإنصات ، وبالتالي لا تكون لدينا أصلاً رغبة في معرفة ما يقوله الآخرون .
( ٦ ) لغة الجسد :تعتبر الإيماءات والتعبيرات التي تصدر عن الإنسان بشكل إرادي أو لا إرادي في كثير من الأحيان من أقوى من الكلمات وهذا ما يسمى بلغة الجسد .فكما أن الصوت يعبر عن صاحبه فإن الجسد بتعبيراته المختلفة يعكس إنطباعاتنا سواء أن كانت إيجابية أو سلية .( ٧ ) الملابس :تتطلب الحياة المتحضرة أن يعطي الشخص أهمية للقواعد المنظمة والسائدة في المجتمع الذي يعيش فيه بالنسبة للملابس خاصة في المناسبات الرسمية .ولقد انتهت تقريباً عادة ارتداء الملابس الرسمية وملابس التشريفات في معظم الدول بعد الحرب العالمية الثانية فيما عدا بعض الدول المعدودة وخاصة الملكية منها التي لا تزال متمسكة بهذه التقاليد ، أو في بعض المناسبات الخاصة بالمجتمع الدبلوماسي وحتى المبعوثون الدبلوماسيون فإن التغيير الحادث في المجتمعات بصفة عامة جعلهم يكتفون حالياً بارتداء الملابس المدنية العادية في معظم المناسبات ، فيما عدا الحفلات الكبرى فيرتدون ملابس السهرة مساء أو البونجور في الأوقات الأخرى .وفي الدول العربية مثلاً لا توجد ملابس رسمية خاصة لأي المناسبات ويكتفي بالملابس العادية الداكنة مع الابتعاد عن البدل ( الاسبور ) أو ذات الألوان مثل ( البني او الأخضر ) .
( أ ) الملابس الرسمية :في مآدب العشاء الرسمية والحفلات الرسمية الكبرى بأنواعها قد يرتدي الرجال البدلة الاسموكن أو الفرك أو البونجور ، ويجوز في معظم البلدان إرتداء بدلة داكنة اللون حيث لا تلبس الملابس الرسمية إلا في بعض الدول الملكية .ولا يجوز في الاحتفالات الرسمية عدم ارتداء البدلة الكاملة ويستثنى من ذلك رجال الدين والدبلوماسيين المحافظون على أزياء وطنية خاصة مثل الزي العربي في دول الخليج مثلاً .
( ب ) الملابس الغير رسمية :تتسم حضارة اليوم بالسرعة وقد أثرت ذلك تأثيراً مباشرً على اللغة والأخلاق والسلوك وطرق التعامل بين الناس كذلك المظهر العام للناس وملابسهم وانتشرت الملابس الغير رسمية ( الكاجول ) بشكل لافت منذ أوائل التسعينات القرن الماضي وقد كانت في البداية تلبس في الإجازات ولكنها تحولت مع الوقت إلى نمط سلوكي وأصبحت تلبس طوال أيام الأسبوع في العمل .وتتطلب كثير من الوظائف الرسمية ضرورة ارتداء الملابس الرسمية ولكن الاتجاة إلى ارتداء الملابس الغير رسمية تخطى ذلك أيضاً .وفي كل الأحوال يجب على الإنسان أن يكون أنيقاً وأكثر هنداماً وأن يراعي اختيار الزي المناسب سواء في العمل أو البيت وغير ذلك .
يعتبر سلوك الشخص في الحفلات والولائم وبصفة خاصة على المائدة انعكاساً للمجتمع والطبقة التي ينتمي إليها هذا الشخص ، وتعتبر الحفلات والولائم مدخلاً هاماً للحياة الرسمية والاجتماعية ويحرص رجال المجتمع كما رجال السياسة والدبلوماسية على إقامة هذه الحفلات والمآدب من أجل كسب عدد من الصداقات وتسهيل عملية الاتصال بالناس .
أ - السلوكيات الغير مقبوله :
( ١ ) تخليل الأسنان او التحدث أثناء وجود طعام في فمك( ٢ ) حك الجسم او الحفر في الأذن .( ٣ ) وضع المكياج في الأماكن العامة .( ٤ ) مضغ اللبان ( العلكة ) .( ٥ ) العبث في الأنف او قضم الأظافر وشد الجلد الميت .( ٦ ) خلع الحذاء في المناسبات الرسمية .( ٧ ) التمخط او البصق او الضغط على البثور .( ٨ ) التجشأ او السعال والعطس دون أن تغطي فمك أو أنفك .( ٩ ) الاستمرار في إصلاح ملابسك الداخلية بعد الخروج من الحمام .( ١٠ ) تمشيط شعرك بالقرب من أحد او إزالة طلاء الأظافر .
ب - احترام المواعيد :
تعتبر الدقة في المواعيد من الأمور الحتمية، وعدم الدقة في المواعيد ليس مجرد إحدى الصفات التي تتنافي مع الذوق السليم بل تتعارض مع الأخلاق الحميدة أساس فنون الاتيكيت .وليس معني احترام المواعيد هو الوصول إلى مكان الاجتماع أو المناسبة قبل الموعد فإن ذلك أيضاً يعتبر من قبيل عدم احترام المواعيد لدخول مكان المناسبة قبل الموعد بوقت كبير .وفي نفس الوقت ليس الحديث عن احترام المواعيد موجهاً فقط إلى المدعو للاجتماع أو المناسبة أو الحفل ، ولكن إلى الداعي أيضاً فقد يحضر أحد الأشخاص إحدى المناسبات في الموعد المحدد دون وصول الداعي ، فإن ذلك من قبيل الصفات التي تتنافى مع الذوق السليم وقواعد الاتيكيت ،( وأوفوا بالعهد إن العهد كان مسئولا ) .وقد يتأخر بعض المدعوين عن الموعد المحدد ليكون الجميع في شرف استقباله من قبيل التدلل أو الدلال، وتوجد بعض الاجتماعات لا يجوز التأخر عنها ولو للحظة واحدة، وهي تلك التي يحضرها رئيس الدولة أو من ينوب عنه .
ج - الخطأ والاعتذار :
يرتبط السلوك المتحضر للإنسان حين يصدر منه أي خطأ تجاه الآخرين ضرورة الاعتذار عما بدر منه .( كل ابن آدم خطاء وخير الخطائين التوابون )وقد يرى البعض أن هناك بعض الأمور التي يعتبرها بسيطة لا تستوجب الاعتذار بينما يرى الإنسان المتحضر أنها تستوجب ذلك ، وعلى سبيل المثال عندما يتخطى أحد الأشخاص مكانا مزدحما بالناس مثل حفلات الاستقبال ، عند الاحتكاك بشخص ما في الطريق العام أو الجلوس مضطراً في وضع عكس لاتجاه شخص آخر أو عند صدور حركة طبيعية بصوت مسموع وخارجة عن الإرادة مثل العطس أو التجشؤ .وبجانب هذه الأمور البسيطة في شكلها والكبيرة في دلالات السلوك المتحضر .يوجد نوعاً آخر من الاعتذار وهو الاعتذار عن تلبية دعوة موجهة لنا ، فإذا وجهت لشخص دعوة لحضور إحدى المناسبات فعليه المبادرة واتخاذ القرار والبت فيما إذا كان سيحضر هذه المناسبة أو سيعتذر عن عدم الحضور .
تعرف الاجتماعات بأنها جميع أشكال اللقاءات التي تتم بين الأفراد لتبادل الأفكار والآراء والمعلومات وتحقيق التفاهم بين المجموعة ، وتعتبر الاجتماعات بكافة أشكالها أداة إتصال فعالة تستعين بها الإدارة في حل مشكلات العمل أو الحصول على البيانات والمعلومات لاتخاذ القرارات ورسم الخطط وتبادل وجهات النظر ومناقشتها مع المجتمعين .ولكي يحقق الاجتماع أهدافه يجب أن يخطط له بحيث يحدد الغرض منه ، فلا يطالب من العضو التوجه إلى اجتماع دون أن لا يعرف الغرض منه كما يجب أن تحدد موضوعات المناقشة في الاجتماع والأعضاء الذين يشاركون فيه وموعده فضلاً عن إعداد كافة الترتيبات اللازمة لعقد الاجتماع وإجراء المراجعة النهائية أو الكتيبات كوسيلة للإيضاح تسهل مهمة وليستوعب الأعضاء ما يقدمه من معلومات .أما المقابلات واللقاءات الرسمية فتعتمد بصفة أساسية على عملية تبادل الآراء والأخذ والرد بين طرفي المقابلة وعادة ما يكون الهدف من المقابلات أو اللقاءات تحقيق غرض أو عدة أغراض .
أ - أهداف الإجتماعات :
( ١ ) الحصول على المعلومات ومعرفة الحقائق .( ٢ ) نقل المعلومات .( ٣ ) التأثير أو الدفع .( ٤ ) تحقيق التعاون .
ب - قواعد الاتيكيت وبروتوكول إدارة الاجتماع :عند إدارة اجتماع يصبح من يرأسه في دائرة الضوء فبجانب المهارات الإدارية يجب أن يتمتع من يدير الاجتماع بالمعرفة التامة لإتيكيت وبروتوكول إدارة الاجتماعات .وتلخص أهم قواعد الاتيكيت والبروتوكول الواجب مراعاتها عند إدارة الاجتماع فيما يلي:
( ١ ) التفكير الجيد في موعد الاجتماع .( ٢ ) إخطار المشاركين في الاجتماع قبل عقده بوقت كافي .( ٣ ) تقديم الاعتذار في حالة عدم إخطار المشاركين قبل الاجتماع بوقت كافٍ .( ٤ ) انتقاء المشاركين في الاجتماع بعد تأني وتفكير عميق .( ٥ ) توزيع جدول أعمال الاجتماع قبل موعده بوقت كافٍ .( ٦ ) يقرر الداعي للإجتماع مسبقاً الوقت المناسب لانتظار المشاركين المتأخرين عن الحضور .( ٧ ) تقديم المشاركون الجدد إلى الاجتماع بسلوك مجامل .( ٨ ) معاملة المسئولين التنفيذيين الأصغر سناً بطريقة إنسانية.( ٩ ) الوعي والإدراك لأي توتر يمكن حدوثه أثناء المناقشات والعمل على إزالته .( ١٠ ) أن يضع رئيس الاجتماع عيناً على الساعة ، وعيناً أخرى على جدول الأعمال .( ١١ ) عدم التدخين إذا كان ذلك غير مسموح به في غرفة الاجتماعات .( ١٢ ) أن يتعامل رئيس الاجتماع مع من يحاولون أخذ أكثر من حقهم بذكاء وسرعة بديهة .( ١٣ ) العمل على أن يكون مكان الاجتماع مريحاً للجميع .( ١٤ ) إذا كان زمن الاجتاع طويلاً جداً فمن المناسب أن يتخلله فترة راحة .( ١٥ ) الثناء على كل من يقدم إيضاحات أو عرضاً أو كلمة في الاجتماع والثناء على كل من ساعد في الإعداد للإجتماع .( ١٦ ) إبلاغ المجتمعين بموعد الاجتماع المقبل .
ج - دليل إتيكيت حضور الاجتماعات :
( ١ ) الوصول إلى مكان الاجتاع في الموعد المحدد أو قبل الوقت المحدد بخمس دقائق .( ٢ ) في حالة الحضور إلى اجتماع لأول مرة ويكون المدعو غير معروف للمجتمعين أو لرئيس الاجتاع فعليه تقديم نفسه للمجتمعين بطريقة ودية قصيرة .( ٣ ) إذا لم يكن محدداً مكان كل مدعو إلى الاجتماع بواسطة بطاقة التعريف التي توضع على مائدة الاجتماع فيجب ألا يتقدم لأخذ مكان قبل أن يشير إليه رئيس الاجتماع أو أحد معاونيه بمكان جلوسه .( ٤ ) إذا تأخر موعد بدء الاجتماع لأي سبب من الأسباب فيمكن الدخول في حوار ودي مع الجالسين .( ٥ ) أن يكون المدعو إلى الاجتماع مستعداً للحضور إلى الاجتماع ومناقشة موضوعاته وذلك قبل الدخول للاجتماع .( ٦ ) إذا رغب أحد المجتمعين استخدام جهاز لتسجيل حوار الاجتماع فيجب الاستئذان مسبقاً من رئيس الاجتماع .( ٧ ) عدم الاستحواذ على المناقشة أو الإطالة في عرض وجهات النظر .( ٨ ) من الأمور الطبيعية الاستفسار عن أي نقطة غامضة خلال المناقشة .( ٩ ) الإظهار الدائم للمشاعر الودية الطيبة مع تجنب الخلاف العنيف في أي مناقشة .( ١٠ ) أن يفكر عضو الاجتماع قبل أن يتكلم .( ١١ ) يجب شكر رئيس الاجتماع في نهاية الجلسة .
١٠ - إتيكيت التدخين :
مع تطور المدنية والتقدم الطبي الذي أثبت أن هناك علاقة وثيقة بين التدخين وكثير من أمراض العصر الخطيرة ، فقد أصبحت كثير من المجتمعات المتقدمة تنظر إلى المدخن نظرة تنم عن عدم الرضا ، نظراً لأن التدخين لا يصيب المدخن فقط ولكن ينعكس أثره على الأشخاص الموجودين في حيز المدخن هذا إضافة إلى أن التدخين حرام بحسب العديد من فتاوى العلماء .لذلك يجب على الشخص الامتناع عن التدخين في المآدب الرسمية أو عند الدخول إلى حفل استقبال أو مناسبة اجتماعية أو عند الحديث مع شخص لا يدخن ، ويراعى الالتزام تماماً عند وجود لافتة تشير إلى منع التدخين .
ومن العادات السيئة إطفاء السجائر في فناجين القهوة أو الشاي أو على الأرض أو ترك رماد السجائر يتساقط على أرض المكان .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق